Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Sphorix France. Pour toute question ou demande concernant vos données : contact@sphorix.fr.

Données traitées

Selon les services que vous utilisez, les données peuvent comprendre :

• Pour les demandes de contact ou d'estimation : nom, adresse email, téléphone si renseigné, entreprise, activité, besoins et contenu du message.
• Pour un compte : adresse email, nom, entreprise, téléphone et informations nécessaires à l'authentification.
• Pour l'espace de suivi client : dossiers et étapes de travaux, statuts, échéances, messages échangés avec Sphorix, logiciels ou abonnements associés, ainsi que les documents partagés (par exemple devis, factures et livrables). Lorsqu'un accès est créé sur invitation, les informations de l'invitation, son état et sa date d'expiration sont également traités. Le lien contient un jeton à usage unique ; seul son empreinte est conservée dans la base.
• Pour une commande : produits, quantités, montant, statut, email associé à la commande et informations de téléchargement.
• Lorsque l'assistant conversationnel est activé : contenu des messages, réponses, identifiant technique de conversation, sources consultées et, lors de sa clôture, un compte rendu généré automatiquement. Les coordonnées ne sont retenues dans ce compte rendu que si vous les communiquez volontairement.
• L'adresse IP peut être utilisée temporairement pour limiter les abus et sécuriser les formulaires et le chatbot. Pour le chatbot, elle est hachée avant d'être utilisée pour la limitation du débit.

Les paiements en ligne sont traités par Stripe. Sphorix France ne reçoit pas et ne conserve pas le numéro complet de votre carte bancaire.

Pourquoi et sur quelle base

• Répondre aux demandes de contact et d'estimation : mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Créer et gérer un compte, une commande ou un téléchargement : exécution du service demandé ou du contrat.
• Donner accès au suivi des travaux, aux logiciels associés et aux documents partagés : exécution du service ou du contrat demandé.
• Créer et sécuriser un accès client sur invitation, puis vérifier son acceptation : exécution du service demandé et intérêt légitime à protéger l'espace client.
• Traiter les paiements et respecter les obligations comptables : exécution du contrat et obligations légales applicables.
• Prévenir les soumissions abusives et sécuriser le site : intérêt légitime de Sphorix France à protéger ses services.
• Fournir des réponses à partir des informations publiques du site, orienter les visiteurs et assurer le suivi des demandes adressées à l'assistant : intérêt légitime de Sphorix France ; lorsqu'une demande de devis ou de rendez-vous est formulée, mesures précontractuelles prises à votre demande.
• Lorsque le formulaire de contact vous le demande, votre accord sert à utiliser les informations pour vous recontacter. Vous pouvez le retirer en écrivant à l'adresse indiquée ci-dessus.

Les informations marquées comme obligatoires sont nécessaires pour traiter la demande ou fournir le service. Sans elles, nous pourrions ne pas être en mesure de vous répondre ou d'exécuter votre commande.

Durées de conservation

• Les demandes de contact et d'estimation enregistrées dans notre base sont conservées au maximum 24 mois à compter de leur réception, puis supprimées automatiquement. La purge est planifiée chaque jour.
• Lorsque le chatbot est activé, ses conversations, messages et comptes rendus sont conservés au maximum 24 mois à compter de leur création, puis supprimés automatiquement. Vous pouvez aussi supprimer une conversation depuis le chatbot. Les données techniques de limitation du débit sont supprimées après 24 heures.
• Les données de compte sont conservées tant que le compte est actif. Vous pouvez demander sa suppression par email ; les données nécessaires au respect d'obligations légales peuvent être conservées séparément pendant la durée requise.
• Les dossiers de suivi, échanges et documents client sont conservés pendant la relation de service et le temps nécessaire à son suivi, sous réserve des durées de conservation légales applicables, notamment pour les pièces comptables.
• Les pièces et informations relatives aux commandes sont conservées pendant les durées imposées par les obligations légales applicables.
• Les copies d'échanges présentes dans les boîtes de messagerie sont utilisées pour traiter les demandes et sont supprimées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.

Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles aux personnes autorisées de Sphorix France et, dans la mesure nécessaire, aux prestataires qui contribuent au fonctionnement du site : Vercel pour l'hébergement, Supabase pour l'authentification et le stockage des données, Stripe pour le paiement et le fournisseur de messagerie configuré pour l'envoi des emails. Lorsque le chatbot est activé, Microsoft Azure (Azure AI Foundry et Azure AI Search) traite les messages nécessaires à la génération des réponses et à la recherche dans les pages publiques du site. Les conversations et comptes rendus sont stockés dans Supabase et accessibles aux administrateurs autorisés.

Les documents de l'espace client sont stockés dans un espace privé Supabase. Ils ne sont accessibles qu'aux personnes autorisées de Sphorix France et au compte client auquel ils sont associés ; les liens de téléchargement sont temporaires.

Ces prestataires traitent les données selon leurs rôles et engagements contractuels. Pour Azure, l'emplacement dépend de la région configurée pour les ressources utilisées. Selon cette région et la configuration des prestataires, certains traitements peuvent impliquer un transfert hors de l'Espace économique européen ; les garanties prévues par la réglementation applicable doivent alors être mises en œuvre.

Les données ne sont pas vendues ni utilisées pour envoyer de la publicité.

Cookies et stockage dans le navigateur

Des cookies nécessaires sont utilisés pour maintenir la session de connexion à un compte et mémoriser votre choix relatif aux cookies. Le cookie de préférence est conservé pendant 6 mois. Ces cookies ne servent pas à la publicité ni à la mesure d'audience.

Lorsque le chatbot est activé, un cookie technique strictement nécessaire, inaccessible au JavaScript de la page, permet de rattacher vos échanges à votre session et de reprendre la conversation. Il est conservé au maximum 24 mois. Il ne sert ni à la publicité ni au suivi de navigation.

À ce jour, aucun outil facultatif de mesure d'audience ou de publicité n'est activé. Le bandeau vous permet d'enregistrer vos préférences ; ce choix n'active aucun outil absent du site. Si de tels outils sont ajoutés, ils ne seront activés qu'après votre choix et nous vous informerons de leurs finalités.

Le panier et certains outils de gestion enregistrent des données dans le stockage local de votre navigateur. Il ne s'agit pas de cookies. Vous pouvez effacer ces données depuis les paramètres de votre navigateur ; cela peut supprimer le panier ou les données conservées localement dans ces outils.

Vos droits

Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander l'accès, la rectification ou l'effacement de vos données, la limitation ou l'opposition à certains traitements, ainsi que la portabilité des données lorsque ce droit s'applique. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment ; cela ne remet pas en cause les traitements antérieurs.

Vous pouvez supprimer une conversation directement dans le chatbot. Pour exercer vos autres droits sur les échanges ou demander leur effacement, écrivez à l'adresse ci-dessous en précisant la période approximative de la conversation.

Adressez votre demande à contact@sphorix.fr. Une preuve d'identité ne sera demandée qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité. Nous répondrons dans un délai d'un mois, susceptible d'être prolongé dans les conditions prévues par la réglementation.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Sécurité et contact

Des mesures techniques et organisationnelles adaptées sont mises en œuvre pour protéger les données. Pour toute question sur cette politique ou sur le traitement de vos données, écrivez à contact@sphorix.fr.